為 了有效地推行無(wú)紙化辦公，提升公司內(nèi)部審批效率，實(shí)現(xiàn)審批、公文流轉(zhuǎn)信息化，總部于2014年5月開(kāi)始啟動(dòng)OA系統(tǒng)一期試點(diǎn)項(xiàng)目。 2014年5月6日，總部在深圳召開(kāi)OA系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，6月2日—6月11日，我按照總部給定的標(biāo)準(zhǔn)版整理的流程圖及流程節(jié)點(diǎn)，形成淮北公司的規(guī)格說(shuō)明 書(shū)提交到總部；8月24日—9月20日，我按照總部要求規(guī)格說(shuō)明書(shū)搭建公司的系統(tǒng)架構(gòu)，完善系統(tǒng)使用的基本信息，參加并完成總部組織的OA系統(tǒng)理論學(xué)習(xí)。 11月1日我公司OA正式上線(xiàn)。

 從上線(xiàn)至2015年3月26日截止，我公司通用OA共發(fā)起流程2449件，及時(shí)辦結(jié)率達(dá)到99%，大大提升了審批效率，為此，我受到了公司領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)。 通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)的建設(shè)，我個(gè)人認(rèn)為它離不開(kāi)三個(gè)重要的因素： 

一、 OA系統(tǒng)需求資料的完善。每個(gè)系統(tǒng)在建設(shè)期間能順利進(jìn)行的前提保障就是系統(tǒng)需求資料的完善性。不完整的需求資料不但會(huì)使系統(tǒng)實(shí)施期間工作量的加大，還會(huì)影 響到系統(tǒng)的及時(shí)上線(xiàn)。鑒于此，我公司在收集需求資料的過(guò)程中，首先要求各部門(mén)選出與關(guān)鍵用戶(hù)的部門(mén)對(duì)接人，便于關(guān)鍵用戶(hù)與各部門(mén)之間更快速、更精準(zhǔn)的確認(rèn) 需求與其他相關(guān)工作；其次，在各部門(mén)提交各自需求，并經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)之后，召開(kāi)公司層級(jí)的梳理會(huì)議，協(xié)調(diào)關(guān)于跨部門(mén)的流程的準(zhǔn)確性，確保其符合公司 的管理制度。 

二、 總部的大力推行。在OA系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)開(kāi)始之前，總部就已前往各成員公司進(jìn)行初期系統(tǒng)需求調(diào)研，因此在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)開(kāi)啟時(shí)，所提供的表單、審批流程分類(lèi)基本 符合各家成員公司的需求。在項(xiàng)目實(shí)施期間，總部信息部積極地與成員公司進(jìn)行聯(lián)系，根據(jù)反饋及時(shí)對(duì)系統(tǒng)框架進(jìn)行調(diào)整，以滿(mǎn)足我公司對(duì)系統(tǒng)更方便的使用，并在 上線(xiàn)前對(duì)我進(jìn)行系統(tǒng)的、針對(duì)性的培訓(xùn)。 

三、 公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。5月11日—6月1日，在成員公司細(xì)化需求調(diào)研的期間，我公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于OA系統(tǒng)需求工作共開(kāi)展三次會(huì)議，前兩次會(huì)議確定公司OA流程 走向，第三次會(huì)議秦艷總對(duì)之前修改整合后的流程模塊及流程做出進(jìn)一步修改指導(dǎo)，并在會(huì)議后完成我公司OA系統(tǒng)需求提報(bào)，同時(shí)要求公司信息中心全力配合總部 落實(shí)OA系統(tǒng)的實(shí)施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，確保在要求的上線(xiàn)時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)時(shí)使用OA系統(tǒng)。 

2014年11月1日，淮北公司OA系統(tǒng)的正式使用，在加強(qiáng)了淮北公司信息化建設(shè)水平的同時(shí)，還意味著淮北公司的電子化管理進(jìn)入新的階段。現(xiàn)階段和后期也將逐步實(shí)現(xiàn)分子公司辦公審批加入到淮北公司OA辦公系統(tǒng)內(nèi)，確保全公司實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

通訊員：黃志強(qiáng)